ONLYOFFICE Docs, une suite bureautique open-source pour travailler avec documents

Si vous êtes à la recherche d’une alternative abordable à Google Docs, vous êtes au bon endroit. Dans cette revue, nous allons vous dire pourquoi ONLYOFFICE Docs est une excellente option, en particulier lorsqu’il s’agit de créer et d’éditer des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations, des formulaires et des PDFs en ligne.

Informations générales

ONLYOFFICE Docs est une suite bureautique open-source basée sur le web, développée par Ascensio System SIA, une société de logiciels basée en Lettonie. Elle comprend les éditeurs qui vous permettent de travailler avec des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations, des formulaires et des fichiers PDF dans votre navigateur sans avoir à installer de clients supplémentaires.

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Interface

L’interface à onglets de l’éditeur offre une expérience utilisateur transparente. Tous les outils d’édition, de mise en forme et de collaboration sont regroupés dans des onglets, et vous trouverez certainement qu’il est facile de naviguer entre eux. Si vous êtes déjà familiarisé avec le ruban et d’autres types de barres d’outils à onglets utilisés dans d’autres suites bureautiques, la migration vers ONLYOFFICE Docs sera un jeu d’enfant.

L’interface est disponible avec deux options de thème sombre : sombre et sombre contraste. Cela permet d’adapter l’écran aux différentes conditions d’éclairage.

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Compatibilité des formats

La compatibilité est probablement l’un des critères les plus importants à prendre en compte lors du choix d’une suite bureautique. ONLYOFFICE Docs utilise les formats OOXML (docx, xlsx et pptx) comme formats natifs, ce qui garantit une compatibilité totale avec les fichiers Word, Excel et PowerPoint. La solution supporte également d’autres formats populaires, tels qu’ODF (odt, odp et ods), doc, xls, ppt, pdf, txt, rtf et html.

ONLYOFFICE propose le travail élargi avec des fichiers PDF. Il est possible de les convertir en DOCX pour éditer. En plus, vous pouvez enregistrer vos documents créés au format PDF, y compris des formulaires à remplir qui se servent d’une alternative de formulaires d’Adobe.

Fonctionnalités

En matière d’édition, ONLYOFFICE Docs offre un ensemble complet d’outils et de fonctionnalités pour créer des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires de tout type et de toute complexité. Polices, styles, en-têtes, pieds de page, objets insérés (images, graphiques, formes automatiques, tableaux, diagrammes, etc.) – tous ces éléments peuvent être ajoutés et ajustés avec facilité. Si vous avez également besoin d’un formatage et d’une navigation académiques, les éditeurs ONLYOFFICE vous permettent de travailler avec des tables des matières, des signets et des références croisées.

Si les fonctionnalités de base de l’éditeur ne vous suffisent pas, vous pouvez toujours les étendre grâce à des modules complémentaires. Par exemple, vous pouvez utiliser Mendeley et Zotero pour créer des bibliographies, Google Translate, DeepL, Apertium pour traduire du texte dans différentes langues directement dans l’éditeur, Telegram, Jitsi pour une communication sécurisée et LanguageTool pour une correction rapide du texte. Vous pouvez même insérer des vidéos YouTube, modifier des images et exécuter des macros pour les tâches de routine.

Collaboration documentaire en temps réel

ONLYOFFICE Docs est un outil collaboratif en ligne. Lorsque vous éditez un document en temps réel, vous pouvez basculer entre deux modes de coédition différents. Si vous choisissez le mode Rapide et que quelqu’un travaille sur le document, vous verrez toutes les modifications qu’il apporte. Vous pouvez également opter pour le mode Strict pour verrouiller un paragraphe et le modifier en privé – toutes les modifications seront visibles après l’enregistrement uniquement.

Ce qui rend ONLYOFFICE Docs formidable, c’est la gestion flexible des accès. Vous pouvez facilement configurer l’accès à vos documents en choisissant parmi les modes accès complet, révision, commentaires, lecture seule et remplissage de formulaires.

De plus, ONLYOFFICE Docs vous permet de suivre les modifications apportées par d’autres co-auteurs ainsi que de sélectionner et de restaurer toute version antérieure d’un document d’un simple clic. Laisser des commentaires, mentionner d’autres utilisateurs et communiquer en temps réel via le chat intégré – tout cela rend la collaboration en ligne aussi facile que possible.

Sécurité

Étant solution autohébergée, ONLYOFFICE Docs vous donne un contrôle total sur vos données. En plus de cela, le code source de la solution est ouvert. Si vous avez suffisamment d’expertise, vous pouvez toujours vérifier les vulnérabilités vous-même.

ONLYOFFICE Docs utilise JSON Web Token pour protéger les documents contre les accès non autorisés. L’activation du protocole HTTPS vous permet de crypter votre trafic en transit pour plus de sécurité. Il est également possible de restreindre les options de copie, de téléchargement et d’impression des documents.

Si vous travaillez avec des documents confidentiels, vous apprécierez certainement la fonction “Salles privées”. Il s’agit d’un espace sécurisé où vous pouvez stocker, modifier et partager des documents sous forme cryptée à l’aide de l’algorithme incassable AES-256. Vous n’avez pas besoin d’inventer, d’envoyer ou de saisir des mots de passe : ils sont générés automatiquement et transférés sous forme cryptée lorsque vous partagez un document avec d’autres utilisateurs.

Intégration

ONLYOFFICE Docs est assez flexible et peut être intégré dans plus de 30 plateformes de synchronisation et de partage via des connecteurs prêts à l’emploi.  Les solutions les plus populaires pour l’intégration sont ONLYOFFCE Workspace, Jalios, Maarch Courrier, Pydio, Jamespot, Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, Nuxeo, Moodle, Chamilo, etc. Vous pouvez même ajouter des fonctionnalités d’édition de documents et de collaboration à votre propre plateforme de partage de fichiers ou à votre SGD en utilisant la documentation détaillée de l’API.

Applications de bureau et mobile

ONLYOFFICE Docs ne se limite pas à l’édition de documents dans le navigateur. Si vous préférez travailler hors ligne, vous pouvez télécharger l’application de bureau gratuite. Elle propose des clients pour Windows, macOS et diverses distributions Linux construits sur le même moteur que les éditeurs en ligne.

Les applications mobiles ONLYOFFICE pour Android et iOS vous permettent de modifier des documents en déplacement. Disponibles sur les magasins d’applications officiels, elles sont absolument gratuites et ne contiennent aucune publicité ni achat inclus.