Entreprise : pourquoi devez-vous soigner votre standard d’accueil téléphonique ?
À travers l’accueil téléphonique, il est possible de se faire une idée de votre entreprise et son secteur d’activité. Par conséquent, vous comprenez donc qu’il faudra le réussir afin de satisfaire vos clients. Ces premiers instants de contact sont déterminants, car ils permettent d’instaurer un climat convivial avec la clientèle. Cette dernière ne retiendra que ce souvenir, après avoir raccroché. Commencez-vous à percevoir l’importance du soin à apporter à votre standard d’accueil ?
Améliorer l’expérience client
Si votre accueil téléphonique est négligé, votre appelant vivra certainement une mauvaise expérience. Les premiers mots ont une importance considérable, et resteront dans sa mémoire. Cet appelant qui est probablement un client sera mécontent si votre secrétaire parait débordée, et ne sourit pas. Voilà pourquoi vous devriez commencer par bien choisir sa musique d’attente téléphonique.
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Vous empêchez ainsi vos concurrents, de vous arracher vos potentiels clients rien qu’à cause de votre accueil téléphonique. Une bonne expérience client ne fera que renforcer l’image de votre marque, ou entreprise. Elle démontrera aussi votre professionnalisme, et la qualité de vos services. En somme, la qualité de votre accueil téléphonique est indispensable pour une bonne relation client.
Se démarquer à tout prix
Au téléphone, il est évident que vous ne pourrez pas voir l’appelant. Cependant, ce dernier est capable d’avoir une bonne ou mauvaise impression de vous. Par conséquent, vous devriez assurer une bonne formation à votre secrétaire. Il lui revient de savoir quand, et surtout de quelle manière décrocher le téléphone. La norme consiste à le faire avant la 3e sonnerie, et être toujours souriante. ATS Studios conseille de faire preuve de dynamisme, car cela peut se ressentir dans la voix.
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Ensuite, l’écoute doit être active et empreinte d’empathie. Au décroché, la qualité de l’attitude sera décisive quant au reste de la communication téléphonique. Si le client se sent bien accueilli, il sera rassuré et plus ouvert à faire part de ses préoccupations. Il est donc impératif que votre standardiste puisse communiquer cette confiance, par une voix chaleureuse et totalement naturelle. Ce sont autant de détails qui peuvent paraitre insignifiants, mais capables de fidéliser votre clientèle.
Atteindre vos objectifs
Soigner votre standard d’accueil téléphonique vous permettra aussi d’atteindre vos objectifs. Pour optimiser vos chances, il est possible de déléguer cette fonction à un call center expérimenté. Vous travaillez ainsi avec une secrétaire parfaitement formée sur la manière de recevoir au téléphone. Vous n’aurez donc aucune crainte, car elle ne commettra aucun impair lors des appels reçus. L’externalisation ne comporte que des atouts.
Vous conservez ainsi votre numéro de téléphone habituel, et au besoin, votre secrétaire en interne. Cette dernière pourra vaquer à d’autres tâches administratives, sans être moins performante. De plus, vous avez l’assurance qu’un interlocuteur sera toujours disponible pour répondre à vos appels entrants. Toutes les demandes pourront rapidement être traitées, pour le bonheur des appelants. Votre entreprise verra également sa réputation en bénéficier.
En somme, un standard téléphonique soigné est un gage de réussite pour votre entreprise. Les appelants seront mis en confiance dès les premières minutes d’appel. En ayant satisfaction, ils seront vos ambassadeurs auprès d’une cible plus large. Vous améliorez donc l’expérience client, et atteignez vos objectifs.
